Người thành công quản lý thời gian như thế nào?

Bạn đã bao giờ thắc mắc tại sao cùng có 24h một ngày như nhau nhưng người khác lại có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong khi bạn lại không thể? Tất cả đều có những bí quyết riêng, hãy cùng tìm hiểu 7 bí quyết quản lý thời gian của người thành công trong bài viết dưới đây!

Tại sao bạn cần phải quản lý thời gian hiệu quả?

Thời gian là món quà vô giá, một khi đã qua đi thì không thể nào lấy lại được. Do đó, nếu bạn vẫn luôn chần chừ mà không bắt tay vào thực hiện hoặc bạn đang sử dụng thời gian một cách không hiệu quả thì điều này sẽ khiến bạn khó phát triển và thành công trong tương lai. 

Chính vì vậy, để có thể quản lý tốt công việc và cuộc sống, đảm bảo mọi thứ đều vận hành trôi chảy, đúng với dự định của bản thân, bạn cần biết cách quản lý thời gian của chính mình sao cho hiệu quả và tối ưu. Hãy biến 24h trôi qua đều là những thời gian ý nghĩa mà khi về già bạn sẽ không phải hối hận hay luyến tiếc những điều chưa thực hiện. 

Đặc biệt, khi biết quản lý thời gian, bạn sẽ tiết kiệm được công sức, năng lượng và thời gian và tận dụng thời gian quý giá của mình cho những việc quan trọng và cho những người đặc biệt. 

Hãy cùng ghi lại ngay 7 bí quyết quản lý thời gian hiệu quả dưới đây nhé!

Quản lý thời gian bằng phương pháp Pareto

Phương pháp Pareto là phương pháp quản lý thời gian của một nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto. Trong phương pháp này, ông đề cập đến việc mọi thứ trong cuộc sống của chúng ta đều được phân bổ không đồng đều và những điều này sẽ tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau, thậm chí là bị ảnh hưởng bởi những thứ khác. Do đó, từ chính nguyên lý này, ông đã chỉ ra được phương pháp giúp tiết kiệm thời gian nhưng lại tăng hiệu quả công việc đáng kể. 

Đầu tiên, bạn hãy sử dụng công thức là thứ tự ưu tiên bằng tỉ lệ giữa sự nỗ lực và hiệu quả đạt được. Một ví dụ đơn giản, bạn cần hoàn thành bài tập với sự nỗ lực cần có là 10 và hiệu quả đạt được sẽ là 5. Như vậy, chúng ta có công thức tính sự ưu tiên sẽ là 10 : 5 = 2, trong đó 2 là thứ tự ưu tiên trong danh sách công việc mà bạn cần làm, việc làm bài tập sẽ nằm ở vị trí thứ 2 trong danh sách những việc cần làm trong ngày. 

Từ cách tính này, bạn có thể vận dụng để đưa ra được những số thứ tự ưu tiên chính xác cho các công việc hàng ngày để biết được việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sao nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Lập kế hoạch những việc cần làm trong ngày/ tháng/ năm

Một người thành công là người luôn làm việc có kế hoạch và mục tiêu, bởi họ sẽ biết thành công của họ dựa trên việc họ đã đạt được những mục tiêu mà mình đề ra trong khoảng thời gian xác định. 

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và sử dụng thời gian sao cho hợp lý và hiệu quả thì việc lập kế hoạch là bước quan trọng đầu tiên. Bạn cần xác định được những việc cần làm trong một ngày, trong tháng hoặc trong năm để sắp xếp chúng thật hợp lý. 

Các bước để lên kế hoạch hoàn chính bao gồm: 

Bước 1: Liệt kê những công việc cần làm

Bước 2: Sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên (được tính theo phương pháp Pareto) 

Bước 3: Bắt tay vào thực hiện theo thứ tự và linh động thay đổi nếu có sự cố hoặc bị gián đoạn bởi những chuyện bất ngờ xảy ra 

Bước 4: Tổng kết lại những việc đã hoàn thành và xem xét những việc chưa được thực hiện kịp để linh động thay đổi cho kế hoạch ngày hôm sau.

Ngoài ra, mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn nên dành khoảng 30 phút để tổng kết và lên kế hoạch những việc cần làm cho ngày hôm sau. Điều này sẽ giúp bạn không bỏ sót việc cần làm và tiết kiệm thời gian suy nghĩ vào sáng hôm sau.

Không để các thiết bị điện tử chi phối trong quá trình học tập và làm việc

Thiết bị điện tử, cụ thể là điện thoại di động chính là kẻ thù của thời gian, bởi bạn sẽ không thể biết được mình đã mất bao nhiêu thời gian vô ích cho việc lướt mạng xã hội. Nếu muốn quản lý thời gian hiệu quả, bạn hãy bắt đầu quản lý chính mình một cách khắt khe hơn, đừng nuông chiều bản thân vì đó sẽ là lý do khiến bạn khó thành công trong công việc. 

Khi bắt đầu thực hiện những công việc quan trọng cần có sự tập trung cao độ, bạn nên đặt điện thoại ở xa chỗ làm việc, khoảng cách lý tưởng giữa điện thoại và bàn làm việc là 2 mét. 

Bên cạnh đó, nếu bạn cần một không gian làm việc tối ưu, hãy dọn gọn gàng mọi thứ và thử mở một bản nhạc không lời với âm lượng vừa phải để thư giãn và tăng khả năng tập trung hơn. 

>>>  7 Lý do chủ doanh nghiệp cần xây dựng thương hiệu cá nhân

Hãy tìm “khung giờ vàng” của bản thân trong một ngày

Mỗi chúng ta đều có cho mình một “khung giờ vàng” lý tưởng, đây là lúc bản thân luôn trong trạng thái thoải mái và đầu óc tỉnh táo. Do đó, bạn nên dành thời gian làm những việc quan trọng vào khoảng thời gian vàng này để mọi thứ trở nên hiệu quả hơn. 

Chẳng hạn, đừng ép bản thân phải đọc sách vào một buổi trưa nóng bức, khi đầu óc và tâm trạng cảm thấy mệt mỏi và dễ bực bội. Điều này sẽ khiến bạn tận dụng thời gian không hiệu quả, khó tiếp thu được kiến thức. Thay vào đó, hãy dành thời gian đọc sách vào buổi sáng và giải quyết những công việc quan trọng trong ngày, sau đó, vào buổi trưa, bạn có thể nghỉ ngơi thư giãn để nạp năng lượng cho công việc vào buổi chiều. 

Như vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên tìm ra khoảng thời gian tập trung tốt nhất của bản thân để thực hiện những công việc quan trọng nhé. 

Dành thời gian để tập thể dục cải thiện sức khỏe

Ngoài làm việc và học tập thì bạn cũng nên dành thời gian nhiều hơn để chăm sóc bản thân, khoảng thời gian chăm sóc bản thân chính là khoảng thời gian quý báu nhất bởi khi cơ thể khỏe mạnh bạn mới có thể làm được nhiều việc quan trọng. 

Bạn có thể dành khoảng 15 – 45 phút mỗi ngày cho việc luyện tập thể thao nâng cao sức khỏe. Việc luyện tập có thể phân bổ cho phù hợp theo từng khung giờ trong ngày, nhằm đảm bảo rằng bạn luôn trong trạng thái thoải mái và thư giãn. Quản lý thời gian hiệu quả chính là tận dụng thời gian để chăm sóc bản thân, nạp đầy năng lượng, giúp cơ thể khỏe mạnh và tỉnh táo hoàn thành những công việc tiếp theo.

Học cách từ chối trước những lời mời

Tại sao học cách từ chối lại là cách quản lý thời gian hiệu quả? Ngày nay, chúng ta luôn có rất nhiều mối quan hệ xung quanh với những cuộc hẹn gặp mặt vui chơi hay làm việc bất ngờ vào các khoảng thời gian không xác định. 

Do đó, nếu bạn muốn sử dụng thời gian hiệu quả, bạn cần học cách từ chối những lời mời không hợp lý để ưu tiên cho những việc quan trọng hơn. Chẳng hạn, nếu ngày mai bạn cần phải gặp đối tác và thuyết trình một vấn đề quan trọng nhưng bạn vẫn chưa kịp xem tài liệu, bạn cần cả buổi tối để nghiên cứu cho buổi gặp ngày mai. Thế nhưng, bạn lại nhận được một lời mời gặp mặt của một người bạn. Trong tình huống này, bạn nên làm gì? Bạn cần xác định được việc nào quan trọng hơn và việc nào cần được ưu tiên thực hiện. 

Hãy học cách từ chối một cách khéo léo để chắc rằng việc bạn từ chối không làm ảnh hưởng đến các mối quan hệ và bạn sẽ bù đắp cho họ vào một dịp khác. Những lời từ chối đúng lúc, đúng thời điểm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.

>>>  Làm thế nào để tạo nên quảng cáo hiệu quả cho doanh nghiệp?

Quản lý thời gian hiệu quả bằng dự trù rủi ro trong công việc

Ai trong chúng ta cũng không thể đoán trước được những điều bất ngờ có thể xảy ra trong cuộc sống và công việc. Chính vì thế, để có thể quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần phải dự trù rủi ro. Điều này có nghĩa rằng bạn nên hoàn thành công việc trước thời hạn đề ra ít nhất 1 – 2 ngày. Đây cũng chính là lý do vì sao bạn nên lên kế hoạch cho công việc và cuộc sống.

Ví dụ: Bạn cần phải hoàn thành hợp đồng cho đối tác trong tuần sau, bạn nên lên kế hoạch để thực hiện và hoàn thành nó trong tuần này để chắc chắn rằng nếu tuần sau có sự cố hoặc công việc bất ngờ xảy ra, bạn vẫn không trễ hẹn hợp đồng với đối tác, cũng như bạn sẽ không phải hoảng hốt và vất vả thức đêm để thực hiện cho kịp tiến độ. 

Học cách dự trù rất quan trọng nếu bạn muốn tận dụng thời gian một cách hợp lý. Điều này không chỉ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mà còn giúp hạn chế rủi ro, tăng năng suất làm việc và có thể dành thời gian cho những việc khác để kiếm thêm thu nhập.

Như vậy, với những chia sẻ về cách quản lý thời gian hiệu quả trong bài viết, hy vọng bạn đã có được những thông tin hữu ích. 

(Ngôi Sao Doanh Nhân Magazine)